Der Fokus liegt auf der Vereinfachung in Systemen aller Art. Mit Einfachheit ist in der komplexen Welt von heute das „Komplexitätsmonster“ leichter zu zähmen …

Die Innovationsexpertin Lisa Bodell stellt Ideen, Diagnoseübungen, Aktivitäten und Werkzeuge vor, die Führungskräften helfen, das Unternehmensumfeld zu vereinfachen. Sie hilft Führungskräften, Vereinfachung zur Gewohnheit werden zu lassen. Bodell stellt Werkzeuge für den Einstieg zur Verfügung - oft die größte Hürde - und bietet Ratschläge für Mitarbeiter auf der oberen und unteren Ebene der Unternehmensleiter. Ihre gut definierten Übungen sind ansprechend und nützlich. Wenn Sie bereit sind, vereinfachte Prozesse mit langfristigem Nutzen zu schaffen, sind Sie hier genau richtig.

Tipps und Tricks

1. Sie können die Fähigkeit zur Vereinfachung kultivieren.

2. Wenn Sie etwas vereinfachen, wird es minimal, verständlich, wiederholbar und zugänglich.

3. Benennen Sie Ihr Komplexitätsmonster, um es zu zähmen.

4. Erkennen Sie die Indikatoren für ein Problem mit der Komplexität.

5. Schaffen Sie die richtigen Arbeitsabläufe und verwenden Sie die richtigen Werkzeuge, um eine sinnvolle Kultur zu schaffen.

6. Behandeln Sie die Einfachheit als kritische Komponente Ihrer Unternehmensstrategie.


Zusammenschau

Sie können die Fähigkeit zur Vereinfachung kultivieren. Multitasking, Ineffizienz und unnötige Aufgaben scheinen Teil der neuen Norm zu sein. Sie kennen die Anzeichen:

Sie lesen E-Mails, während Sie an einer Telefonkonferenz teilnehmen, stellen einen Bericht von zu Hause aus fertig, passen Ihren Zeitplan an, um einem Kollegen im Ausland zu antworten, oder verbringen Zeit in einem Live-Chat, um einen Fehler auf einer Rechnung zu klären. All dies sind Ausdruck von Komplexität, die ein frustrierendes Gefühl der Ineffektivität hervorruft. Komplexität kann Ihre Energie aufzehren und dazu führen, dass Sie zwar hart arbeiten, aber das Gefühl haben, dass Ihre Bemühungen nichts Positives bewirken.

„Allzu oft nehmen wir eine komplexe Denkweise an, ohne uns dessen bewusst zu sein. Mit den besten Absichten legen wir Wert auf Addition, nicht auf Subtraktion, auf mehr, nicht auf weniger.“

Um Ihrer Arbeit einen Sinn zu geben, sollten Sie sich von der Komplexität lösen und sich der Einfachheit zuwenden. Beginnen Sie mit dem, was Sie kontrollieren, und gehen Sie davon aus, um eine effektive, innovative Organisation zu fördern, in der sich die Mitarbeiter erfüllt und konstruktiv fühlen. Vereinfachung ist eine Fähigkeit, die man lernen und nutzen kann, auch wenn man sie nicht oft genug praktiziert. Unternehmen jeder Größe können sich die Vereinfachung zu eigen machen, ein fortwährender Prozess, den die Mitarbeiter in die Abläufe und Entscheidungen ihrer Organisation integrieren müssen.

Führungskräfte können sich zu „Chief Simplification Officers“ entwickeln, um mit gutem Beispiel voranzugehen und den Ton in ihren Unternehmen anzugeben. Wenn man etwas vereinfacht wird es minimal, verständlich, wiederholbar und zugänglich.
Die Definition von Einfachheit kann kompliziert sein. Vereinfachung bedeutet vielleicht nur, Unnötiges wegzulassen. Es stellt sich die Frage, ob die Vereinfachung bis zum Äußersten gehen kann, wie weit sie auf eine Organisation anwendbar ist und so weiter.

Ein Fortune-500-Unternehmen hat beispielsweise 18 verschiedene Arten von Vereinfachungsmaßnahmen vorgeschlagen - vom Design bis zu Reisen und von Verfahren bis zu Schulungen.

„Es ist inzwischen erwiesen, dass wir beim Multitasking weniger effektiv sind, als wenn wir uns einfach auf jede Aufgabe nacheinander konzentrieren würden.“

Vier Merkmale kennzeichnen effektive Vereinfachungen.

❏ Etwas Vereinfachtes ist minimal. Es hat die Elemente, die man braucht, um eine Aufgabe zu erledigen, aber nicht mehr - keine unnötigen Funktionen, Unterschriften, Schritte, Hürden oder Folien in einem PowerPoint-Deck.

❏ Es ist verständlich und definiert, mit einer klaren Sprache, die es auch für jemanden verständlich macht, der kein Experte ist.

❏ Es ist wiederholbar. Verwenden Sie anstelle von maßgeschneiderten Prozessen vereinfachte Prozesse,

die Ihre Mitarbeiter nachvollziehen können.

❏ Eine vereinfachte Aufgabe ist zugänglich, es gibt keine Schwellen.

Jedes Fehlen dieser Merkmale deutet auf Komplexität hin. Wenn Sie jedoch zu viele Informationen aus einer Sache herausnehmen, kann sie zu stark vereinfacht und nutzlos werden. Um häufige Missverständnisse über Vereinfachung zu vermeiden, müssen Sie sie verstehen. Erkennen Sie, dass Ihre Kollegen in der Lage sein müssen, ein komplexes Problem zu erkennen, bevor sie es angehen können. Vereinfachungsprozesse sollten mit kleinen, verständlichen Komponenten beginnen - nicht mit großen Projekten. Organisieren ist nicht gleich Vereinfachen. Vereinfachung ist ein grundlegendes Prinzip, das alle Abläufe durchdringt. Sie ist kein eigenständiges Ereignis.

Benennen Sie Ihr Komplexitätsmonster, um es zu zähmen.

Vielbeschäftigung nährt das Komplexitätsmonster ebenso wie die Technologie. Die „unbeabsichtigte Komplexität“ der Technologie bedeutet, dass Besprechungen und E-Mails den Mitarbeitern Zeit rauben. Die meisten Manager können nicht einmal sieben Stunden ununterbrochene Zeit pro Woche aufbringen. Laut dem SAP Global Simplicity Index 2013 verlieren Unternehmen jährlich schätzungsweise 10 % ihres Gewinns durch Komplexität. Gallup schätzt, dass 20 % der Menschen ihre Arbeit hassen, wobei ein Verlust von 550 Milliarden Dollar durch unengagierte Mitarbeiter entsteht.

„Wenn wir uns nicht die Zeit nehmen, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren, führt uns das auf den Weg der Komplikation.“ Die Komplexität untergräbt die Qualität der Planung.

Auch die Bemühungen um die Einhaltung von Vorschriften und Bestimmungen, die die Unternehmen zu ihrem eigenen Schutz einführen, tragen zur Komplexität bei. Viele Unternehmen setzen auf gängige Methoden wie Agile und Lean Management oder Six Sigma, um ihre Leistung und ihr Engagement zu verbessern. Diese Prozesse können weitreichende, komplexe Verfahren vereinfachen, aber grundlegende Funktionen erfordern keine formalen, sequenzierten Ansätze.

Die Angst, etwas falsch zu machen, verleitet Manager dazu, das Leben ihrer Untergebenen zu verkomplizieren, und die Flut an Informationen kann sie daran hindern, intuitiv die beste Wahl unter den zur Verfügung stehenden Möglichkeiten zu treffen. Um die Komplexität zu zähmen, sollten Sie Unwichtiges weglassen.

Die Sammlung von Daten nimmt zu, aber wenn Ihr Unternehmen die Informationen nicht nutzt, können sie mehr schaden als nutzen. Die Marketingkampagne „That Was Easy“ des Büroartikelherstellers Staples war erfolgreich, weil sie die Bedeutung der Einfachheit widerspiegelte. Ganze 50 % der Führungskr.fte in der Wirtschaft erkennen an, dass Vereinfachung eine strategisch wichtige Rolle spielt. Aber nur 10 % der Unternehmen führen unternehmensweite Vereinfachungsmaßnahmen durch.

Erkennen Sie die Indikatoren für ein Problem mit der Komplexität.

Vielleicht lässt Ihr Unternehmen Komplexität zu, weil sie hilft, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Vielleicht ist Ihr derzeitiger Grad an Komplexität überwältigend. Achten Sie auf Indikatoren für ein „Komplexitätsproblem“: ein Genehmigungsverfahren mit zu viele  Schritten; verärgerte Kunden; zu viel Zeitaufwand für die Koordinierung von Aufgaben (z. B. auf mehreren Wegen oder in mehreren Systemen); häufige Änderungen von Regeln und Richtlinien; störende Prozesse (mühsame Anforderungsrichtlinien für Büromaterial oder sehr lange Verträge); Regeln ohne triftigen Grund sowie Akronyme und Fachjargon.

„Wenn man etwas zu kompliziert macht, kann man die Arbeit nicht erledigen. Das jahrzehntelange Versäumnis, die Dinge so minimalistisch, verständlich, wiederholbar und zugänglich wie möglich zu halten, ist der Grund, warum die US-Luftwaffe plant, ihre B-52-Flugzeuge bis 2040 in Dienst zu halten.“ Das Erkennen dieser Produktivitätskiller hilft Ihnen, sie abzuwehren. Implementieren Sie einen Plan, um die Vereinfachung unternehmensweit anzugehen. Alle Kategorien und Aufgaben jeglicher Größe tragen zu Komplexitätsproblemen bei. Wenn Sie alle 12 Monate eine diagnostische Bewertung Ihrer Komplexitätsprobleme durchführen, können Sie die Komplexität erkennen und beseitigen. Vereinfachungsübungen erfordern, dass alle Beteiligten eine gemeinsame Sprache lernen, die eine effektive Diskussion von Problemen erleichtert.

Komplexität ist anstrengend

Schaffen Sie die richtigen Arbeitsabläufe und verwenden Sie die richtigen Werkzeuge, um eine sinnvolle Kultur zu schaffen. Weder Sie noch Ihre Mitarbeiter fühlen sich wohl, wenn sie hart arbeiten und sich nicht belohnt fühlen.

Vereinfachen Sie die Arbeitsabläufe. Beseitigen Sie die „strukturellen Löcher“, die die Mitarbeiter daran hindern, das Gesamtbild der abteilungsübergreifenden Anforderungen zu verstehen. Seien Sie transparent, damit die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie Teil des Gesprächs sind - auch wenn das Unternehmen ihre Ideen nicht aufgreift.

„Sobald die 'neue Normalität' etabliert ist, lohnt es sich, die Orte, an denen Komplikationen lauern, zu überprüfen und eine Diskussion darüber zu beginnen, wie man zur Einfachheit zurückkehren kann.“

„Einfachheit ergibt sich nicht von selbst, wenn sie von einer niedrigeren Stelle im Unternehmen kommt... man muss sie zu einer strategischen Priorität machen. Man muss ihr Energie und Aufmerksamkeit schenken. Man muss die richtigen Botschaften aussenden.“

Southwest Airlines hat ein einfaches Geschäftsmodell entwickelt. Sie fliegt nur die Boeing 737 und nicht mehrere Flugzeugmodelle, während andere Fluggesellschaften bis zu 14 Modelle haben. Die Mechaniker müssen nur dieses eine Flugzeug kennen. Das Ersatzteillager umfasst nur die Teile, die für dieses Modell benötigt werden, und wenn ein Flugzeug Verspätung hat, kann es durch ein anderes ersetzt werden - was die Kundenerfahrung vereinfacht.

„Das Simplicity Toolkit“ bietet Ressourcen für die Bewertung von Regeln (ob intern oder kundenorientiert), Geschäftstaktiken in verschiedenen Projektbereichen, zeitfressenden Aufgaben und mehr. Mit den richtigen Ressourcen und Bewertungen lässt sich die Komplexität im gesamten Unternehmen verringern. Unternehmen können mit einem Vereinfachungsplan beginnen, indem sie drei oder mehr Bereiche identifizieren, die einer Vereinfachung bedürfen, umsetzbare Taktiken für diese Geschäftsbereiche festlegen und in der Gruppe diskutieren, wie die Taktiken mit den gewünschten Ergebnissen übereinstimmen.

Behandeln Sie die Einfachheit als eine entscheidende Komponente Ihrer Organisationsstrategie.

Einfachheit wird nicht auf magische Weise aus den unteren Ebenen Ihrer Organisation aufsteigen. Setzen Sie strategische Prioritäten. Führungskräfte können und müssen Einfachheit als eine Fähigkeit entwickeln. Wenn sie dies tun, verbreiten sie die Botschaft der Einfachheit. Einfachheit kommt Mitarbeitern, Aktionären und Kunden zugute. Es ist der ethisch korrekte Ansatz.

Führungspersönlichkeiten mit einem „Einfachheitsdenken“:

1. Sie sind mutig - Dave Lewis, CEO von Tesco, einer europäischen Lebensmittelkette, bewies Mut, als er die Produktlinien des Unternehmens grundlegend veränderte. Tesco kämpfte unter anderem deshalb, weil die Kunden mit einer zu großen Auswahl konfrontiert waren - zum Beispiel mit 283 Arten von Kaffeesorten und 224 verschiedenen Lufterfrischern. Lewis reduzierte die Vielfalt um etwa 30 % und steigerte den Umsatz von Tesco.

2. Minimalismus zu schätzen wissen - Die Bereitschaft, Abstriche zu machen, hilft Führungskräften zu erkennen, wie ein Unternehmen produktiver und profitabler werden kann. Kunden sind oft bereit, auf ein bestimmtes Merkmal zu verzichten, z. B. auf Qualität oder Komfort, um dafür eine einfache Beschaffung zu erhalten. Minimalismus kann sich auch auf Prozesse innerhalb des Unternehmens beziehen, wie z. B. die Begrenzung der Telefon- oder E-Mail-Zeit, um sich auf die produktive Arbeit zu konzentrieren.

3. Konzentrieren Sie sich auf die Ergebnisse - Vereinfachung gibt den Menschen die Möglichkeit, mehr von der Arbeit zu tun, die sie begeistert. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in Prozesse ein, die dem Unternehmen helfen, sein Ziel der Vereinfachung zu erreichen.

4. Aufmerksamkeit - Lassen Sie sich nicht durch Ablenkungen und Zweifler von den Vereinfachungszielen ablenken. Dies ist besonders bei relativ jungen Unternehmen wichtig. Nehmen Sie den Dollar Shave Club, der 2012 gegründet wurde. Das Unternehmen verkaufte hochwertige Rasierapparate per Post und bot seinen Kunden drei verschiedene Produkte zur Auswahl. Da es seine Produktpalette nie erweitert hat, konnte es bereits im ersten Jahr 200.000 Abonnenten gewinnen.

5. Persönliche Verpflichtung zur Vereinfachung - Führungskr.fte müssen ihre Prozesse vereinfachen, um die Akzeptanz der Mitarbeiter zu gewinnen.

6. Entscheidungen treffen - „Nein“ zu sagen ist eine Entscheidung. Es ist eine Handlung, die die Dinge vorantreibt.

Verzetteln Sie sich nicht in einer Kultur, die von Konsens lebt!

Erfolgreiche Vereinfachungsbemühungen folgen sieben Schritten. Um sicherzustellen, dass Ihr Vereinfachungsprozess erfolgreich ist, befolgen Sie diese sieben Schritte:

1. Machen Sie die Vereinfachung zu einem vorrangigen strategischen Ziel - Integrieren Sie einen Ansatz zur Vereinfachung in alle Probleme.

2. Erläutern Sie klar und deutlich, wie der Vereinfachungsprozess ablaufen wird - Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern die Gründe für diese Veränderung, damit sie eher bereit sind, sich an dem Prozess zu beteiligen.

3. Setzen Sie eine Kerngruppe ein, um die Vereinfachung voranzutreiben - Mitarbeiter, nicht Berater, müssen vereinfachen. Bestimmen Sie die Personen, die Ihre Vereinfachung leiten werden (größere Organisationen können eine kleine Mannschaft einsetzen). Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder nicht die Verantwortung für den Prozess übernehmen.

4. Nicht alles auf einmal beginnen - Arbeiten Sie sich durch eine Reihe von Problemen, anstatt sich auf alle auf einmal zu stürzen.

5. Verlassen Sie sich auf das Wissen von Generalisten und Spezialisten - Diese Menschen verstehen häufig die Standpunkte der anderen nicht. Lassen Sie sie zusammenarbeiten, um den Wald und die Bäume zu sehen.

6. Beziehen Sie Moderatoren ein, um den Vereinfachungsprozess voranzutreiben - Beziehen Sie die gesamte Belegschaft ein, so dass Wellen von Moderatoren die Zügel von den anfänglichen Leitern übernehmen.

7. Beginnen Sie! - Legen Sie los.